воскресенье, 26 августа 2012 г.

Прокрастинация - опасная привычка для руководителя


Продолжая тему менеджмента привычек,  предлагаем взгляд Стива Павлины на одну из самых опасных привычек руководителя ПРОКРАСТИНАЦИЮ.
 
Прокрастинация, привычка откладывать дела до последней минуты, может оказаться причиной многих проблем как в карьере, так и в личной жизни. В число ее побочных эффектов входят упущенные возможности, сверхурочная работа, стресс, перегрузки, обиды, чувство вины. Этот материал выявляет истинную природу привычки откладывать дела на потом и предлагает несколько практических приемов для того, чтобы избавиться от нее.

 Механизм откладывания может быть запущен многими различными способами, так что причина такого поведения может быть разной в разное время. Иногда вы не начинаете работать, потому что на вас слишком много всего навалилось, и прокрастинация является своего рода выходом из ситуации. В других случаях вы ленитесь или чувствуете себя уставшим, и просто не в состоянии взяться за дело.

 Давайте перечислим различные причины прокрастинации и обсудим возможность нашей разумной реакции на них.

 1. Стресс

 Тяжело работать продуктивно, когда испытываешь чувство стресса, беспокойства или тревоги. В отдельных ситуациях откладывание дел на потом работает как адаптационный механизм, и помогает сдерживать уровень напряжения под контролем. Мудрым решением является снизить, насколько это возможно, уровень стресса в своей жизни, так, чтобы работать больше не потому, что надо, а потому, что хочется. Один из самых простых способов понизить напряженность — выделять больше времени на отдых и игры.


 В своей книге «The Now Habit» доктор Нейл Фиоре заявляет, что выделение времени на обязательные развлечения может быть эффективным способом борьбы с прокрастинацией. Решите заранее, какие отрезки времени в течение каждой недели вы будете резервировать для общения с членами своей семьи, отдыха, занятий спортом, общественной деятельности и личных увлечений. После этого распишите график своих рабочих часов с использованием того времени, которое осталось. Это может уменьшить желание откладывать дела, потому что работа теперь не станет посягать на ваше свободное время, и вам не придется тянуть с решением рабочих вопросов для того, чтобы расслабиться и наслаждаться жизнью. Тем не менее, я предостерегаю вас от чрезмерного злоупотребления этой стратегией, так как ваша работа, вообще-то, должна быть достаточно приятной для того, чтобы вы были мотивированы на ее выполнение. Если работа не вдохновляет вас, следует признать, что вы совершили ошибку в выборе карьерного пути, и попробовать найти новое, вдохновляющее, направление.


 Бенджамин Франклин советовал разбивать день на три равных части для достижения оптимальной продуктивности: треть — на работу, треть — на развлечения, и треть — на отдых. Опять же, суть этой рекомендации заключается в том, чтобы гарантировать наличие свободного времени. Наделяйте время работы и время отдыха одинаковой ценностью, так, чтобы одно не посягало на другое.

 Я наиболее продуктивен, если уделяю достаточное время развлечениям. Развлечения помогают избавиться от лишнего напряжения и больше наслаждаться жизнью, а если я счастливее — то и работа спорится. Также я обеспечил расслабляющую обстановку в офисе, которая понижает уровень стресса. В моем офисе есть живые растения, фонтан и несколько ароматических свечей. Часто во время работы я слушаю релаксирующую музыку. Несмотря на все современное оборудование, в моем офисе очень спокойная атмосфера. Поскольку мне там нравится, я могу работать полный рабочий день, не чувствуя стресса или переутомления, даже если работы много.

2. Перегрузки

 Иногда в вашем списке дел больше пунктов, чем вы реально можете осилить. Это быстро приводит к перегрузкам, и, по иронии судьбы, вы будете откладывать дела на потом именно тогда, когда меньше всего можете себе это позволить. Представьте, что мозг просто отказывается справляться с нереалистичным графиком. Это значит, что следует остановиться, пересмотреть свои основные приоритеты, и найти, что можно упростить.

 В число способов, при помощи которых можно разгрузить слишком напряженный график входят такие, как: исключение, делегирование и переговоры. Во-первых, пересмотрите свой список дел и выбросьте из него как можно больше пунктов. Избавляйтесь от всего, что не имеет действительной важности. Казалось бы, что может быть проще? Но удивительно, как плохо на самом деле мы умеем это делать. Люди сокращают такие вещи, как упражнения, оставляя при этом достаточно времени на просмотр телепередач, хотя упражнения укрепляют их, а телевидение, напротив, истощает. Во время пересмотра списка дел честно удаляйте самые бесполезные задачи и оставляйте те, что имеют значительную ценность. Во-вторых, делегируйте задачи другим людям настолько часто, насколько это возможно. Если нужно, попросите о дополнительной помощи. И, в-третьих, обсуждайте свою ситуацию с другими людьми, если это поможет высвободить больше времени для того, что действительно важно. Если вам случилось работать в таком месте, где нагрузка неоправданно высока, — в ваших силах принять решение о том, насколько целесообразно продолжать в том же положении. Лично я не стал бы долго терпеть работу, которая заставляет меня переутомляться и испытывать перегрузки; такая ситуация является контрпродуктивной как для работодателя, так и для работника.

 Обратите внимание: самые эффективные исполнители в любой области, как правило, проводят на отдыхе больше, а на работе — меньше времени, чем трудоголики. Стараясь сохранять свежий, спокойный и творческий подход к работе, самые эффективные исполнители успевают больше, за меньшее время. Вы будете более уравновешенными, целеустремленными и эффективными, если станете рассматривать свое рабочее время как дефицитный ресурс, а не видеть в нем неконтролируемого монстра, угрожающего поглотить все другие области вашей жизни.

 Доказано, что оптимальное количество рабочего времени для большинства людей составляет 40–45 часов в неделю. Более продолжительная рабочая неделя оказывает настолько негативное влияние на производительность труда и мотивацию сотрудников, что приводит к достижению менее значительных результатов. Это особенно верно для творческой работы в информационную эпоху.

 Не принимайте мои слова на веру, проверьте эту концепцию на себе. Много лет назад я провел простой эксперимент, чтобы определить, насколько эффективно я работаю. Я вычислил свой коэффициент эффективности, разделив количество часов, потраченных на важную работу, на общее количество часов, которое я провел в своем офисе в течение недели. Когда я сделал это в первый раз, то был шокирован, узнав, что на реальную работу было потрачено только 15 часов в неделю, хотя в своем кабинете я провел 60 часов. КПД 25%. Можете в это поверить? В течение нескольких следующих недель я резко увеличил свою производительность, хотя стал меньше времени проводить на рабочем месте. Я добился увеличения количества сделанной работы, ограничив свои рабочие часы. Теперь я знаю, что работать долгие часы — это огромная ошибка, и призываю вас открыть эту истину для себя.

 3. Лень

 Зачастую мы откладываем дела на потом потому, что чувствуем себя слишком физически и/или эмоционально истощенными для того, чтобы работать. Как только мы попадаем в подобное состояние, очень легко застрять в нем благодаря инерции, ведь объект в состоянии покоя стремится в нем и оставаться. Если вы ленитесь, то даже самые простые задачи кажутся слишком сложными, поскольку уровень вашей энергии ниже, чем необходимо для их выполнения. Если вы вините задачу в том, что она слишком трудная или утомительная, то будете продолжать откладывать ее в целях сохранения энергии. Но чем дольше вы это делаете, тем больше ослабляется ваша решимость, и привычка прокрастинации может начать движение в сторону депрессии. Чувство слабости и немотивированности не должно стать нормой, поэтому очень важно разрушить это состояние, как только вы чувствуете, что застряли.

 Решить эту проблему просто: поднимитесь со своего мягкого места и подвигайтесь. Физические упражнения помогают поднять уровень вашей энергии. Когда уровень энергии высок, задачи начинают казаться более простыми, и вы перестаете сопротивляться необходимости заняться делом. Человек в хорошей физической форме более деятелен, чем слабый или не очень здоровый, хотя сложность задач не изменяется.

 Методом проб и ошибок я обнаружил, что диета и физические упражнения имеют решающее значение для поддержания уровня моей энергии на неизменно высоком уровне. Я стал придерживаться преимущественно вегетарианской диеты в 1993 году и полностью отказался от пищи животного происхождения в 1997 году, и эти улучшения режима питания обеспечили меня мощным неиссякающим потоком энергии. Когда я регулярно занимаюсь спортом, мой обмен веществ остается интенсивным в течение всего дня. Я редко ленюсь, потому что моя энергия и ясность ума помогают решать любые задачи, с которыми я сталкиваюсь. Сейчас проблемы кажутся менее значительными и труднорешаемыми, чем были до того, как я выработал здоровые привычки в еде и спорте. Сами проблемы не изменились, но я стал сильнее. Чудесное дополнение к прочим преимуществам здорового питания и физической активности: теперь мне нужно меньше времени на сон. Раньше, чтобы чувствовать себя отдохнувшим, мне было необходимо по крайней мере 8–9 часов сна в сутки, а теперь легко хватает 6.5 часов.

 Наиболее насыщенные энергией продукты — сырые фрукты и овощи. Обеспечьте достаточное их количество в своем рационе, и вы, скорее всего, почувствуете заметное повышение уровня своей энергии. В течении первой недели или двух, однако, вы можете испытать временное ухудшение самочувствия, поскольку ваше тело использует возможность детоксикации. Мы с моей женой Эрин потеряли по три килограмма в первую же неделю, когда перешли на вегетарианскую диету. Как только наши тела избавились от молочных засоров, наши кишечники стали лучше усваивать все, что мы едим с тех пор. Через некоторое время мы узнали, что это обычое дело. Есть веская причина тому факту, что теленку требуется четыре желудка, чтобы переварить молоко матери. Человеческий организм не может усваивать молочные продукты должным образом, поэтому частично переваренные коровьи белки плавают в нашем кровотоке и должны быть устранены как токсические вещества (то есть яды). Этот процесс забирает еще больше энергии, и вы чувствуете себя еще более уставшим.

 Вы должны решить для себя, как далеко вы хотите зайти в этом вопросе. Я предлагаю вам попробовать различные изменения рациона для начала всего на 30-дневный период, и посмотреть, какое влияние они на вас окажут. Именно так я стал вегетарианцем, а позже — веганом. В обоих случаях я пошел на эксперимент будучи абсолютно уверенным, что по истечении 30 дней вернусь к старым привычкам, однако мне так понравились результаты, что я даже не помышлял о возврате. Не верьте мне на слово. Проведите свой эксперимент и выясните, какие привычки в питании работают для вас лучше всего.

 4. Недостаток мотивации

 Все мы порой испытываем лень, но если вы страдаете от хронической низкой мотивации и просто не в состоянии взяться ни за какое дело, то сейчас — самое время избавиться от незрелых принципов мышления, принять жизнь с позиций взрослого человека, и найти свое истинное предназначение. Пока вы не определитесь с жизненной целью, которая бы вас вдохновляла, вы никогда не приблизитесь к реализации своего потенциала, и ваша мотивация всегда будет оставаться низкой.

 Более десяти лет я управлял компанией, работающей в индустрии компьютерных игр. Я мечтал об этом с двадцатилетнего возраста, и было так замечательно иметь возможность воплотить эту мечту в реальность! Тем не менее, когда мне перевалило за 30, моя страсть к этому делу сильно ослабла. Я хорошо разбирался в том, чем занимался, дела шли хорошо в финансовом отношении, и я наслаждался уймой свободного времени. Но меня уже не так сильно интересовала индустрия компьютерных равлечений. Когда моя страсть угасла, я начал спрашивать себя: «Какой смысл продолжать движение в том же направлении»? В результате я работал недостаточно усердно над несколькими ключевыми для бизнеса проектами. Я пытался повысить свою мотивацию различными методами, но безрезультатно. В конце концов до меня дошло, что, на самом деле, я нуждаюсь в полной смене карьеры. Мне нужно было найти более вдохновляющую область деятельности.

 После длительного периода самокопания, я ушел из игровой индустрии и запустил StevePavlina.com. Какой чудесной была эта перемена! Я нашел новую страсть в том, чтобы помогать расти другим людям, так что не испытывал необходимости использовать какие-либо техники повышения собственной мотивации. Я был естественным образом вдохновлен на работу. И я по-прежнему испытываю сильнейшее вдохновение. Самым чудесным оказалось то, что я меньше стал откладывать также и дела, не связанные с работой — моя страсть распространилась во всех сферах моей жизни.

 Поставьте вдохновляющие цели в основу своей работы, и вы станете значительно менее склонны откладывать дела на потом. Определение своей главной цели является мощным средством борьбы против проблемы прокрастинации, поскольку вы не станете откладывать то, что любите делать. Хроническое откладывание дел на самом деле служит большим предупреждающим знаком, который говорит: «Вы идете не туда. Возьмите другой курс!»

 После того, как вдохновляющая цель станет основой вашей жизни, вы сможете воспользоваться различными техниками, чтобы еще больше повысить свою мотивацию. 

Комментариев нет:

Отправить комментарий